Women on the Web en privacy

Profielen op de website

Women on the Web heeft er bewust voor gekozen de profielen van de leden van de vereniging alleen toegankelijk te maken voor de andere leden van Women on the Web en dus niet voor de hele wereld. De bedrijvenindex is hier een uitzondering op, maar ook daar kun je aangeven welke gegevens wel en welke niet getoond worden.

De vereniging krijgt hier wel eens vragen over, omdat mensen de wie-is-wie pagina die vroeger openbaar toegankelijk was erg leuk vonden om een beeld te krijgen van 'wie nu die Women on the Web zijn'. Vanwege de gehele privacy discussie is er bewust gekozen om het niet te doen.

Wanneer je (indien je (aspirant) lid bent) naar je eigen profiel kijkt op de WoW site zie je daar al je contact gegevens. Deze gegevens zijn maar voor een zeer beperkte groep toegankelijk, te weten: de ledenadministratie (Meta Kruijs), de technisch beheerder van de site (Evelien Fick) en jij als eigenaar van de gegevens.

Zelfs de voorzitter van Women on the Web kan niet bij die gegevens en verkrijgt ze alleen maar op aanvraag. Soms leidt dit tot vertragingen bij het uitvoeren van acties, maar de privacy vinden we als vereniging belangrijker.

Toegankelijk voor andere leden is:

• je nickname
• je pasfoto
• je voornaam
• je achternaam
• je woonplaats
• je provincie
• je land
• je website (voor zover je daar iets hebt ingevuld)
• overige informatie (voor zover je daar iets hebt ingevuld)

Die mensen die ook deze gegevens niet toegankelijk willen hebben via de website, maar wel gebruik willen maken van de voordelen van het ledendeel van de site, kunnen contact opnemen met de ledenadministratie. In overleg kunnen zij dan dummygegevens invoeren en hun werkelijke gegevens achterlaten bij de ledenadministratie. Dit is extra werk voor de ledenadministratie, maar een service voor onze leden.

Foto's op de website

Op de website worden foto's gepubliceerd. Het grote fotoarchief bevindt zich op het ledendeel, zodat niet jan & alleman bij deze foto's kan. Die mensen die hebben deelgenomen aan een IRL bijeenkomst georganiseerd door Women on the Web weten dat wij tijdens het welkom altijd aangeven dat als je niet op de site wilt verschijnen met een foto, je dat even moet aangeven bij de fotografen. Wanneer mensen aangeven dat ze niet op de foto willen, verwijderen wij foto's waar deze persoon opstaat en plaatsen deze foto's niet op de site (ook niet op het ledendeel).
De foto's op het ledendeel worden allemaal voorzien van de naam van de fotograaf. Als de fotograaf dit wil, voegen we ook een linkje toe naar de website van de fotograaf.

Mailinglijsten - aanmelden

De lijsten van Women on the Web werken via het openbare deel van de site met double opt-in. Dit betekent dat je wanneer je je via het formulier via op het openbare deel van de site hebt aangemeld voor een lijst, je daarna deze aanmelding zult moeten bevestigen door een code aan majordomo te sturen. Op deze manier kan er geen misbruik gemaakt worden van je e-mailadres. Ook dit is om misbruik van gegevens te voorkomen. Aan onze leden bieden we de service om deze double opt-in heen te gaan via het ledendeel van de site. Wanneer je het formulier op het ledendeel gebruikt  hoef je dus niet nogmaals te bevestigen. Het systeem zit dusdanig in elkaar dat alleen adressen kunnen worden aangemeld, die ook daadwerkelijk bekend zijn in onze ledenadministratie.

Mailinglijsten - deelnemen

Wanneer je deelneemt aan de mailinglijsten van Women on the Web moet je je ervan bewust zijn dat er meer mensen meelezen dan je ziet.
Bijvoorbeeld op de VO-lijst voor Vrouwelijke Ondernemers lezen gemiddeld tussen de 180 en 230 leden (beetje afhankelijk van de tijd van het jaar) mee. Slechts een klein deel (gemiddeld zo'n 60 mensen) neemt actief deel aan de discussies. Wanneer je een bericht op een van de lijsten van Women on the Web zet moet je je ervan bewust zijn dat er dus mensen meelezen waarvan je niet weet dat ze deelnemen. Deze vorm van beschermen van gegevens is een eigen verantwoordelijkheid van de leden.

Heel vroeger was de zogenaamde 'who' toegankelijk voor alle deelnemers aan de lijst. De deelnemers konden dan zien wie er nog meer lid was van de lijst. Deze functionaliteit staat al jaren uit. Expres. Zo gemakkelijk toegang geven tot adressen is vragen om problemen. De groep is zo interessant voor marketeers dat we dit niet meer doen. Het is ook niet mogelijk om bij de technisch lijstbeheerder na te vragen of mevrouw X lid is van de lijst.
Buiten dat mevrouw X lid kan zijn met een e-mailadres dat jij niet kent (en vragen 'is adres X lid van de lijst' dus geen enkele zekerheid geeft over het al dan niet meelezen van mevrouw X met de lijst), is ook dit privacyinformatie die niet wordt weggegeven. Bij ons kan mevrouw X lid zijn van de lijst zonder iets van zich te laten horen.

Je moet je ervan bewust zijn dat meer dan 100 mensen meelezen met een lijst van Women on the Web.
Deze mensen kunnen kwade zin hebben. Women on the Web kan niet voorkomen dat onder deze mensen personen zitten die de adressen verzamelen van iedereen die een bericht op de lijst achterlaat. Zodra je een bericht stuurt aan de lijst, is je e-mailadres bekend bij al deze mensen. Adressen verzamelen en vervolgens misbruiken om nieuwsbrieven aan te versturen is regelrechte spam, maar voorkomen kunnen we het technisch niet. Wanneer je privéadres je lief is en je het nergens op het internet wilt gebruiken, maak dan bijvoorbeeld een gmail-adres aan voor je lidmaatschap bij de lijsten. Ben je (aspirant) lid van Women on the Web, dan heb je de mogelijkheid aan je profiel een tweede adres toe te voegen. Op die manier kun je voor de enkelzijdige informatie van de vereniging aan haar leden (via de nieuwsbrief aan alle leden) een ander adres gebruiken dan voor de lijsten.

Mailinglijsten - archief

Privacy heeft niet alleen te maken met het hier en nu maar ook met de toekomst: wat is er over tig jaar nog over jou te vinden op het web?
Women on the Web hanteert bewust geen archieven van de mailinglijsten.
De wereld waarin wij ons bewegen is zo snel dat een vraag over een half jaar anders beantwoord zal worden dan wanneer je dezelfde vraag nu beantwoordt. Daarbij zal via Women on the Web dus iets wat je 4 jaar geleden hebt gezegd niet meer terug te halen zijn. Privé archieven op privé computers bestaan natuurlijk wel (wij weten niet wat de leden bewaren), maar wij maken dit soort archieven niet publiek toegankelijk.

Mailinglijsten - beheer

De zogenaamde 'who' (wie is lid van de lijst) is voor het beheer van de lijsten wel van belang. De technisch lijstbeheerder heeft daarom wel toegang tot deze 'who'. Alle vrijwilligers bij Women on the Web die op enige manier toegang hebben tot dergelijke persoonlijke informatie (dus bijvoorbeeld ook de moderator die persoonlijke vragen van leden beantwoordt en de coördinator van de aanmeldingen van een workshop) ondertekenen sinds 2008 een privacy verklaring waarmee zij officieel vastleggen dat ze de gegevens waar zij toegang toe hebben op geen enkele manier zullen misbruiken.

E-zine

De e-zine wordt opgesteld door het e-zineteam. De e-zine bevat samenvattingen van de verschillende lijsten. Het e-zineteam zoekt niet alleen de leukste tips, maar anonimiseert deze tips ook. Soms zie je een naam terugkomen in de e-zine. In dat geval heeft het betrokken lid van het e-zineteam eerst contact opgenomen met de schrijfster van de mail en om toestemming gevraagd om de naam van de persoon te noemen in de e-zine.

Conclusie

Women on the Web is al jaar en dag erg bewust bezig met het omgaan met persoonlijke informatie. We zijn er trots op dat we reclamevrije, virusvrije mailinglijsten kunnen bieden aan onze leden. In alle gevallen blijft er een behoorlijke dosis eigen verantwoordelijkheid meespelen, maar wij doen er alles aan een mooie mix te vinden tussen 'wat nodig is om een community draaiend te houden' en 'wat nodig is om de privacy van leden te waarborgen'.